PERENCANAAN DAN
EVALUASI
RUDIANSYAH
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI DAN
KEBIAJAKAN KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2012
A.
Perencanaan
Perencanaan adalah
merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan
diarahkan oleh perencanaan tersebut. Dengan perencanaan itu memungkinkan para
pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara
berhasil guna dan berdaya guna. Banyak batasan perencanaan yang telah dibuat
oleh para ahli.
Dari
batasan-batasan yang telah ada dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa perencanaan
adalah suatu kegiatan atau proses penganalisaan dan pemahaman sistem,
penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan
demi masa depan yang baik. Dari batasan ini dapat ditarik kesimpulan-kesimpulan
antara lain :
1.
Perencanaan harus didasarkan kepada analisis dan
pemahaman sistem dengan baik.
2.
Perencanaan pada hakekatnya menyusun konsep dan
kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.
3.
Perencanaan secara implisit mengemban misi
organisasi untuk mencapai hari depan yang lebih baik.
Secara sederhana
dan awam dapat dikatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses yang
menghasilkan suatu uraian yang terinci dan lengkap tentang suatu program atau
kegiatan yang akan dilaksanakan. Oleh sebab itu, hasil proses perencanaan
adalah "rencana" (plan). Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak
macamnya, antara lain :
1.
Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana :
a.
Rencana jangka panjang (long term planning),
yang berlaku antara 10-25 tahun.
b.
Rencana jangka menengah (medium range planning),
yang berlaku antara 5-7 tahun.
c.
Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya
hanya berlaku untuk 1 tahun.
2.
Dilihat dari tingkatannya :
a.
Rencana induk (masterplan), lebih menitikberatkan
uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan
mempunyai ruang lingkup yang luas.
b.
Rencana operasional (operational planning),
lebih menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu
program.
c.
Rencana harian (day to day planning) ialah
rencana harian yang bersifat rutin.
3.
Ditinjau dari ruang lingkupnya :
a.
Rencana strategis (strategic planning), berisikan
uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama.
Model rencana ini sulit untuk diubah.
b.
Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana
yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan
kegiatan-kegiatannya, asalkan tujuan tidak berubah.
c.
Rencana menyeluruh (comprehensive planning)
ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.
d.
Rencana terintegrasi (integrated planning) ialah
rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya
dengan program lain diluar kesehatan.
Meskipun ada berbagai
jenis perencanaan berdasarkan aspek-aspek tersebut diatas namun prakteknya
sulit untuk dipisah-pisahkan seperti pembagian tersebut. Misalnya berdasarkan
tingkatannya suatu rencana termasuk rencana induk tetapi juga merupakan rencana
strategis berdasarkan ruang lingkupnya dan rencana jangka panjang berdasarkan
jangka waktunya.
B.
Proses Perencanaan
Perencanaan dalam suatu
organisasi adalah suatu proses, dimulai dari identifikasi masalah, penentuan
prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, implementasi (pelaksanaan
pemecahan masalah) dan evaluasi. Dari hasil evaluasi tersebut akan muncul
masalah-masalah baru kemudian dari masalah-masalah tersebut dipilih prioritas
masalah dan selanjutnya kembali ke siklus semula.
Di bidang
kesehatan khususnya, proses perencanaan ini pada umumnya menggunakan pendekatan
pemecahan masalah (problem solving) seperti bagan Proses Perencanaan dibawah !
Secara terinci, langkah-langkah perencanaan kesehatan adalah sebagai berikut :
1.
Identifikasi Masalah
Perencanaan
pada hakekatnya adalah suatu bentuk rancangan pemecahan masalah. Oleh sebab
itu, langkah awal dalam perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi
masalah-masalah kesehatan masyarakat di lingkungan unit organisasi yang
bersangkutan. Sumber masalah kesehatan masyarakat dapat diperoleh dari berbagai
cara antara lain :
a)
Laporan-laporan kegiatan dari program-program
kesehatan yang ada
b)
Survailance epidemiologi atau pemantauan
penyebaran penyakit.
c)
Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk
memperoleh masukan perencanaan kesehatan.
d)
Hasil kunjungan lapangan supervisi, dan
sebagainya.
2.
Menetapkan Prioritas Masalah
Kegiatan
identifikasi masalah menghasilkan segudang masalah kesehatan yang menunggu
untuk ditangani. Oleh karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan
teknologi maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkan sekaligus
(direncanakan pemecahannya). Untuk itu harus dipilih masalah mana yang
"feasible" untuk dipecahkan. Proses memilih masalah ini disebut
memilih atau menetapkan prioritas masalah. Pemilihan prioritas dapat dilakukan
melalui 2 cara, yakni :
a)
Teknik Skoring
Yakni memberikan nilai (scor)
terhadap masalah tersebut dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain :
1)
Prevalensi penyakit (prevalence) atau besarnya
masalah.
2)
Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh
masalah tersebut (severity).
3)
Kenaikan atau meningkatnya prevalensi (rate
increase).
4)
Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah
tersebut (degree of unmeet need).
5)
Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah
tersebut diatasi (social benefit).
6)
Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah
(technical feasiblity).
7)
Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan
untuk mengatasi masalah (resources availability), termasuk tenaga kesehatan.
Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan
justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi dan bila sangat
kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang
memperoleh nilai tertinggi (terbesar) adalah yang diprioritaskan, masalah yang
memperoleh nilai terbesar kedua memperoleh prioritas kedua dan selanjutnya.
b)
Teknik Non Skoring
Dengan menggunakan teknik ini masalah
dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu juga disebut "nominal
group tecnique (NGT)". Ada 2 NGT yakni :
1)
Delphi Technique
Yaitu masalah-masalah didiskusikan
oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi
tersebut akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.
2)
Delbeq Technique
Menetapkan prioritas masalah menggunakan
teknik ini adalah juga melalui diskusi kelompok namun peserta diskusi terdiri
dari para peserta yang tidak sama keahliannya maka sebelumnya dijelaskan dulu
sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan
dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.
C.
Menetapkan Tujuan
Menetapkan tujuan
perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang
ingin dicapai oleh perencanaan tersebut. Penetapan tujuan yang baik apabila
dirumuskan secara konkret dan dapat diukur. Pada umumnya dibagi dalam tujuan
umum dan tujuan khusus.
1.
Tujuan Umum
Adalah
suatu tujuan masih bersifat umum dan masih dapat dijabarkan ke dalam
tujuan-tujuan khusus dan pada umumnya masih abstrak. Contoh : Meningkatnya
status gizi anak balita di kecamatan Cibadak.
2.
Tujuan Khusus
Adalah
tujuan-tujuan yang dijabarkan dari tujuan umum. Tujuan khusus merupakan
jembatan untuk tujuan umum, artinya tujuan umum yang ditetapkan akan tercapai
apabila tujuan-tujuan khususnya tercapai.
Contoh
: Apabila tujuan umum seperti contoh tersebut di atas dijabarkan ke dalam
tujuan khusus menjadi sebagai berikut:
a)
Meningkatnya perilaku ibu dalam memberikan
makanan bergizi kepada anak balita.
b)
Meningkatnya jumlah anak balita yang ditimbang
di Posyandu.
c)
Meningkatnya jumlah anak yang berat badannya
naik, dan sebagainya.
D.
Menetapkan Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan
adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 tahap
pokok, yakni :
1.
Kegiatan pada tahap persiapan, yakni
kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum kegiatan pokok dilaksanakan, misalnya
rapat-rapat koordinasi, perizinan dan sebagainya.
2.
Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan
pokok program yang bersangkutan.
3.
Kegiatan pada tahap penilaian, yakni kegiatan
untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.
E.
Menetapkan Sasaran (Target Group)
Sasaran (target
group) adalah kelompok masyarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang
direncanakan tersebut. Sasaran program kesehatan biasanya dibagi dua, yakni :
1.
Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung
dikenai oleh program tersebut.
Misalnya
kalau tujuan umumnya : Meningkatkan status gizi anak balita seperti tersebut di
atas maka sasaran langsungnya adalah anak balita.
2.
Sasaran tidak langsung adalah kelompok yang
menjadi sasaran antara program tersebut namun berpengaruh sekali terhadap
sasaran langsung.
Misalnya : seperti contoh tersebut di atas, anak balita sebagai sasaran
langsung sedangkan ibu anak balita sebagai sasaran tidak langsung. Ibu anak
balita, khususnya perilaku ibu dalam memberikan makanan bergizi kepada anak
sangat menentukan status gizi anak balita tersebut.
F.
Waktu
Waktu yang ditetapkan
dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat
serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan. Oleh
sebab itu, waktu dan kegiatan sebenarnya dapat dijadikan satu dan disajikan
dalam bentuk matriks, yang disebut gant chart. Lihat contoh dibawah !
G.
Organisasi dan Staf
Dalam bagian ini
digambarkan atau diuraikan organisasi sekaligus staf atau personel yang akan
melaksanakan kegiatan-kegiatan atau program tersebut. Disamping itu juga
diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut. Hal
ini penting karena masing-masing orang yang terlibat dalam program tersebut
mengetahui dan melaksanakan kewajiban.
H.
Rencana Anggaran
Adalah uraian
tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari
persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini
dikelompokkan menjadi :
1.
Biaya personalia
2.
Biaya operasional
3.
Biaya sarana dan fasilitas
4.
Biaya penilaian
I.
Rencana Evaluasi
Rencana evaluasi
sering dilupakan oleh para perencana padahal hal ini sangat penting. Rencana
evaluasi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai
sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah tercapai.
Evaluasi merupakan
bagian yang penting dari proses manajemen karena dengan evaluasi akan diperoleh
umpan balik (feed back) terhadap program atau pelaksanaan kegiatan. Tanpa
adanya evaluasi, sulit rasanya untuk mengetahui sejauh mana tujuan-tujuan yang
direncanakan itu telah mencapai tujuan atau belum.
Banyak batasan
tentang evaluasi, secara umum dapat dikatakan bahwa evaluasi adalah suatu
proses untuk menilai atau menetapkan sejauh mana tujuan yang telah ditetapkan
tercapai. Evaluasi adalah membandingkan antara hasil yang telah dicapai oleh
suatu program dengan tujuan yang direncanakan.
Menurut kamus
istilah manajemen, evaluasi ialah suatu proses bersistem dan objektif
menganalisis sifat dan ciri pekerjaan didalam suatu organisasi atau pekerjaan.
Levey (1973) mengatakan, "To evaluate is to make a value judment, it
involves comparing something with another and then making either choice or
action decision".
Sedangkan menurut
Perhimpunan Kesehatan Masyarakat Amerika, evaluasi ialah suatu proses untuk
menentukan nilai atau jumlah keberhasilan dan usaha pencapaian suatu tujuan
yang telah ditetapkan. Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan
memformulasikan tujuan, identifikasi kriteria yang tepat untuk digunakan
mengukur keberhasilan, menentukan dan menjelaskan derajat keberhasilan dan
rekomendasi untuk kelanjutan aktivitas program.
Dari batasan-batasan
tersebut dapat disimpulkan bahwa proses atau kegiatan dan dalam kegiataan
evaluasi itu mencakup langkah-langkah :
1.
Menetapkan atau memformulasikan tujuan evaluasi,
yakni tentang apa yang akan dievaluasi terhadap program yang dievaluasi.
2.
Menetapkan kriteria yang akan digunakan dalam
menentukan keberhasilan program yang akan dievaluasi.
3.
Menetapkan cara atau metode evaluasi yang akan
digunakan.
4.
Melaksanakan evaluasi, mengolah dan menganalisis
data atau hasil pelaksanaan evaluasi tersebut.
5.
Menentukan keberhasilan program yang dievaluasi
berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan tersebut serta memberikan
penjelasan-penjelasan.
6.
Menyusun rekomendasi atau saran-saran tindakan
lebih lanjut terhadap program berikutnya berdasarkan hasil evaluasi tersebut.
Dilihat dari
implikasi hasil evaluasi bagi suatu program, dibedakan adanya jenis evaluasi,
yakni evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif dilakukan untuk
mendiagnosis suatu program yang hasilnya digunakan untuk pengembangan atau
perbaikan program. Biasanya evaluasi formatif dilakukan pada proses program
(program masih berjalan).
Sedangkan evaluasi
sumatif adalah suatu evaluasi yang dilakukan untuk menilai hasil akhir dari
suatu program. Biasanya evaluasi sumatif ini dilakukan pada waktu program telah
selesai (akhir program). Meskipun demikian pada praktek evaluasi program
sekaligus mencakup kedua tujuan tersebut.
Evaluasi suatu
program kesehatan masyarakat dilakukan terhadap tiga hal, yakni evaluasi
terhadap proses pelaksanaan program, evaluasi terhadap hasil program dan
evaluasi terhadap dampak program.
1.
Evaluasi proses ditujukan terhadap pelaksanaan
program yang menyangkut penggunaan sumber daya, seperti tenaga, dana, dan
fasilitas lain.
2.
Evaluasi hasil program ditujukan untuk menilai
sejauh mana program tersebut berhasil, yakni sejauh mana tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan tercapai. Misalnya meningkatnya cakupan imunisasi,
meningkatnya ibu-ibu hamil yang memeriksakan kehamilannya, dan sebagainya.
3.
Evaluasi dampak program ditujukan untuk menilai
sejauh mana program itu mempunyai dampak terhadap peningkatan kesehatan
masyarakat. Dampak program-program kesehatan ini tercermin dari membaiknya atau
meningkatnya indikator-indikator kesehatan masyarakat. Misalnya menurunnya
angka kematian bayi (IMR), meningkatnya status gizi anak balita, menurunnya
angka kematian ibu, dan sebagainya.
Dalam program
kesehatan masyarakat, disamping evaluasi juga dilakukan monitoring atau
pemantauan program. Monitoring dilakukan sejalan dengan evaluasi, dengan tujuan
agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan program
tersebut berjalan sesuai dengan yang direncanakan, baik waktunya maupun jenis
kegiatannya.
Dalam monitoring tidak
dilakukan penilaian seperti pada evaluasi tetapi hanya mengamati dan mencatat.
Apabila terjadi ketidaksesuaian antara kegiatan dengan yang direncanakan,
dilakukan koreksi. Demikian pula apabila terjadi ketidakcocokan antara
penggunaan sumber daya (biaya, tenaga, dan sarana) dengan yang direncanakan,
dilakukan pembetulan. Oleh sebab itu, dalam prakteknya monitoring atau
pemantauan ini kadang-kadang diidentikkan dengan evaluasi proses dari suatu
program.
Daftar Referensi
Prof. Dr. Soekidjo Notoatmodjo. Prinsip-Prinsip Dasar Ilmu Kesehatan
Masyarakat. Cet. ke-2, Mei. Jakarta : Rineka Cipta. 2003.
MANTAP
BalasHapus